Bienvenue dans l'univers TeamAgenda: l'agenda personnel qui stimule le travail d'équipe.
Table des matières:
Chapitre 1 : Introduction
Chapitre 2 : Installation/Mise en place
Chapitre 3 : L'agenda personnel
Chapitre 4 : Travailler en groupe
Chapitre 5 : Utilisation avancée de TeamAgenda
Chapitre 6 : Synchronisation avec Newton
Chapitre 7 : Intégration avec le courrier électronique PowerTalk
1) Introduction
• TeamAgenda, une architecture client/serveur
Avec son architecture client/serveur, TeamAgenda est à la fois un agenda personnel et un agenda multi-utilisateurs. Il est composé de deux applications : TeamAgenda et TeamServer.
L'expression client/serveur signifie que l'on installe TeamAgenda sur tous les Macintosh du groupe de travail, connectés sur un réseau (le même que celui qui vous sert à imprimer), chacun disposant de son agenda personnel. Ces Macintosh sont dès lors appelés "clients".
TeamServer est installé sur un Macintosh, appelé "serveur". D'autres applications peuvent cependant être utilisées sur ce Macintosh. Le serveur conserve une copie des agendas personnels, les rendant accessibles aux autres personnes du groupe de travail.
Dans un premier temps, familiarisez-vous avec TeamAgenda en l'utilisant comme agenda personnel, puis partagez vos agendas et profitez de toute la puissance de TeamServer.
Avec TeamServer vous pouvez visualiser et intervenir sur l'agenda de vos collègues. D'un seul coup d'œil, vous voyez si toute votre équipe est libre pour une réunion. Vous pouvez rapidement déterminer la charge de travail actuelle du groupe, et ainsi estimer l'opportunité de prendre un nouvel engagement. Lorsque vous lancez TeamAgenda, vous êtes avisé automatiquement de toutes les modifications apportées par autrui à votre propre agenda ; vous pouvez accepter ou refuser ces nouveaux engagements.
• Utilisation de TeamAgenda sur un PowerBook ou un Newton
TeamAgenda est le seul gestionnaire d'agendas à conserver une copie de votre agenda à la fois sur votre Macintosh et sur TeamServer. Vous pouvez travailler sur votre PowerBook ou votre Newton, déconnecté du réseau, ou emmener votre agenda sur une disquette. Pendant votre absence, vos collègues peuvent continuer à consulter votre agenda. Ils peuvent même fixer des réunions avec vous. Lorsque vous revenez et que vous reconnectez votre PowerBook au réseau en local ou à distance, ou que vous reconnectez votre Newton à votre agenda personnel, les modifications faites par vous et par vos collègues de bureau seront prises en compte. Vous pourrez alors gérer les éventuels conflits d'horaire entre l'agenda se trouvant sur votre PowerBook/Newton et celui du serveur.
Que vous soyez un gestionnaire qui doit affecter des tâches à un ensemble d'associés, ou le membre d'une équipe qui doit organiser une réunion, ou une secrétaire gérant les salles de réunion ou d'autres équipements, TeamAgenda vous apporte la solution.
• Limitations de la version de démonstration
La version de démonstration de TeamAgenda permet de partager trois agendas personnels, et de créer 200 transactions.
2) Installation/Mise en place
• Installation de TeamAgenda
Tout d'abord, faites-vous une copie de travail à partir de la disquette originale TeamAgenda en prenant soin de la verrouiller au préalable. Rangez la disquette originale et travaillez toujours avec la copie.
Lorsque vous installez TeamAgenda, assurez-vous qu’aucune autre application n’est ouverte, car votre Macintosh redémarra après l’installation.
Désactivez les logiciels de détection de virus installés sur votre ordinateur. Ils pourraient perturber l’installation.
1- Insérez la copie de travail de TeamAgenda dans votre Macintosh. Faites un double-clic sur l’icône du disque pour en voir le contenu.
2- Faites un double-clic sur l’icône Installation pour lancer le programme correspondant.
Le programme Installation placera tous les fichiers requis sur le disque dur. Cliquez sur Lecteur pour installer le logiciel sur un autre disque, qui devra posséder un Dossier Système.
3- Pour installer TeamAgenda sur votre disque dur, cliquez sur Installer dans la zone de dialogue Installation standard.
Une fois l’installation effectuée, le programme Installation vous demandera de faire redémarrer votre Macintosh.
• Création d’un agenda personnel
1- Faites un double-clic sur TeamAgenda pour lancer l’application.
2- Cliquez sur Créer dans la zone de dialogue Ouvrir, ou bien cliquez sur Annuler et choisissez Nouvel agenda personnel dans le menu Fichier.
3- Entrez le nom de l’agenda (le vôtre par exemple), indiquez où vous souhaitez l’enregistrer et cliquez sur OK.
Votre nouvel agenda personnel s’ouvre alors, affichant la semaine en cours.
• Concepts fondamentaux
1- L'engagement : un engagement est un résultat que nous nous sommes engagés à produire selon une échéance fixée. En y pensant bien, tout ce que nous accomplissons dans une journée peut s'exprimer en terme d'engagement. La rédaction d'un rapport, la recherche de nouveaux clients, la réponse à un appel de service ou tout autre accomplissement dont le résultat peut être clairement défini ou décrit. Un rendez-vous est un engagement à rencontrer quelqu'un à un moment précis dans l'espace temps.
2- Le domaine : les domaines regroupent les engagements : par objectifs, par projets, par clients, par mandats, par unités administratives, etc. C'est à vous de choisir les domaines qui conviennent à vos besoins.
3) L'agenda personnel
Votre agenda personnel vous aide à faire le suivi de vos rendez-vous et de tous vos autres engagements, qu'ils aient ou non une échéance précise. Votre agenda personnel vous aide à déterminer vos priorités et vous rappelle vos échéances.
Les nombreuses possibilités de présentation de votre agenda vous permettent de choisir la meilleure façon de travailler.
Le module TeamNotify peut vous prévenir d'avance lorsqu'un engagement doit être réalisé, en vous rappelant qu'une réunion doit commencer, que vous devez passer un coup de téléphone, ou que vous devez partir à un rendez-vous. TeamNotify travaille en tâche de fond, même lorsque l'application TeamAgenda n'est pas lancée. Des alarmes peuvent être définies dans une semaine différente de celle de l'engagement. La zone de dialogue Préférences Alarmes (menu Contexte) vous permet de définir vos paramètres par défaut pour les alarmes. Lorsqu'une alarme sonne, vous pouvez : la relancer, la déplacer à une heure précise, déclarer que l'engagement auquel elle est rattachée est accompli ou lancer l'application TeamAgenda.
TeamAgenda peut vous fournir une liste de vos engagements selon vos propres critères. En utilisant les domaines de TeamAgenda, vous pouvez classer vos engagements par objectif, tâche, projet, clients ou autres. Ce classement s'effectue dans la fenêtre Attention, vos critères sont définis par une zone de dialogue qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône en forme d'œil en bas à droite.
TeamAgenda est aussi "portable" que votre PowerBook ou votre Newton. Même si vous partagez votre agenda avec votre groupe de travail, vous pouvez l'emmener avec vous lorsque vous quittez le bureau. A votre retour, vous n'avez qu'à vous connecter sur le réseau, pour mettre à jour votre agenda personnel avec la copie qui est restée sur le serveur du bureau. Il faudra faire une synchronisation explicite dans le cas du Newton.
• Ajouter des engagements
Il y a plusieurs façons d'ajouter des engagements dans TeamAgenda :
En les saisissant directement :
1- Cliquez sur un emplacement libre de votre agenda.
2- Saisissez le libellé de l'engagement.
3- Appuyez sur la touche Retour pour valider votre saisie (en cliquant sur la touche Entrée, vous ferez apparaître la zone de dialogue Saisie engagement).
Dans la fenêtre mois :
1- Cliquez sur une journée dans la fenêtre mois.
2- Choisissez Ajouter dans le menu Engagement.
En utilisant l'emplacement sélectionné :
1- Cliquez sur un emplacement libre dans la grille horaire ou dans la zone sans contrainte horaire de la fenêtre semaine ou journée.
2- Choisissez Ajouter dans le menu Engagement ou Faites un double-clic ou Appuyez sur la touche Entrée.
En faisant glisser la souris à partir de l'heure de début :
1- Cliquez dans la grille semaine ou journée à l'heure à laquelle débute l'engagement.
2- Faites glisser vers le bas jusqu'à ce que vous atteigniez la durée souhaitée.
Les deux dernières méthodes feront apparaître la zone de dialogue Saisie engagement pour vous permettre de compléter le détail de l'engagement.
• Modifier un engagement
La modification d'un engagement se fait tout simplement soit en double-cliquant sur l'engagement pour faire apparaître la zone de dialogue Saisie engagement, soit en cliquant sur l'engagement tout en appuyant sur la touche Option.
• Modifier la présentation de votre agenda
TeamAgenda dispose de nombreuses possibilités de présentation.
Pour visualiser votre agenda au format mois, cliquez sur l'icône en bas à gauche de l'écran (en forme de petit calendrier). Pour revenir à la grille horaire au format semaine, cliquez sur la case Zoom en haut à droite.
Pour visualiser plusieurs semaines, cliquez sur 2, 3, 4 ou 5 à droite de l'écran, attention le nombre de semaines que vous pourrez afficher dépend de la taille de votre écran.
Pour visualiser une seule journée, double-cliquez sur la date du jour que vous souhaitez afficher.
Vous pouvez également choisir d'afficher votre agenda au format liste, soit en sélectionnant Semaine en format liste dans le menu Format, soit en cliquant sur la petite horloge à droite de votre écran (au-dessus du nombre de semaines).
Vous pouvez modifier les préférences TeamAgenda dans le menu Contexte. Vous pouvez également paramétrer votre agenda (grille horaire, format liste, nombre de semaines, de jours,…) à votre convenance. Si vous sélectionnez Retenir format préféré dans le menu Fenêtre, votre présentation sera sauvegardée lors de la prochaine ouverture de votre agenda. Vous pourrez revenir à votre format préféré à tout moment en sélectionnant Utiliser format préféré.
4) Travailler en groupe
• Mise en place de TeamServer
Si vous utilisez TeamAgenda comme agenda personnel, vous n’avez pas besoin d’installer TeamServer. Mais si vous désirez partager des agendas, utiliser des ressources même en mono-poste, vous devez installer TeamServer.
• Installation de TeamServer
1- Insérez la disquette TeamServer dans le Macintosh que vous voulez utiliser pour faire fonctionner TeamServer. Ce peut être le même que celui que vous utilisez pour TeamAgenda.
2- Faites un double-clic sur l’icône Installation.
3- Pour installer TeamServer sur votre disque dur, cliquez sur Installer dans la zone de dialogue Installation standard.
Une fois l'installation effectuée, le programme Installation vous demandera de faire redémarrer votre Macintosh si vous utilisez le système 6.
• Création d'un nouveau document de groupe
TeamAgenda garde une copie des agendas partagés dans un document de groupe accessible grâce au TeamServer.
1- Faites un double-clic sur TeamServer pour lancer l’application.
2- Cliquez sur Créer dans la zone de dialogue, ou bien cliquez sur Annuler et choisissez Nouveau groupe dans le menu Fichier.
3- Enregistrez le nom du groupe dans un endroit approprié (dans le dossier TeamServer par exemple).
La fenêtre Surveillance - TeamServer apparaît. Vous n'avez qu'à laisser TeamServer fonctionner en tâche de fond.
• Ajout d'engagements synchronisés sur plusieurs agendas
Pour créer des engagements synchronisés sur plusieurs agendas (réunion, rendez-vous commun…) :
1- Dans le menu Fenêtre, sélectionnez Afficher l'agenda de… et dans la liste des agendas connectés au même groupe que vous, choisissez un ou plusieurs agendas.
2- Le ou les agendas sont alors synchronisés au vôtre.
3- Procédez comme ci-dessus pour ajouter un engagement.
• Convocation d'une réunion au moment le plus opportun
1- Choisissez Rechercher une plage disponible dans le menu Edition.
Une zone de dialogue apparaît, dans laquelle vous pouvez déterminer vos préférences d'intervalle de dates et d'heures pour la réunion, la plage recherchée ainsi que la liste des participants.
2- Pour effectuer la recherche dans les agendas déjà affichés, cliquez sur Rechercher dans les agendas ci-dessous.
3- Ou, pour vous permettre de rechercher parmi tous les agendas du groupe, incluant les ressources et les agendas publics, cliquez sur Rechercher dans la sélection suivante.
Les emplois du temps de chacun apparaissent à l'écran. Les agendas de la journée de chaque participant sont affichés les uns à côté des autres en haut de votre écran, avec la plage disponible contrastée. Si cette plage ne vous convient pas :
4- Choisissez Poursuivre la recherche dans le menu Edition pour trouver la plage horaire disponible suivante.
Une fois que vous avez trouvé une plage commune :
5- Faites un double-clic sur la plage horaire pour insérer une réunion dans l'agenda de tous les participants.
Une réunion peut uniquement être modifiée par la personne qui l'a convoquée, à moins que la case Permettre modification par autrui n'ait été cochée lorsque l'engagement a été créé. Pour pouvoir convoquer une réunion au nom de quelqu'un d'autre, vous devez obtenir l'autorisation "Modifier mon agenda" de cette personne.
5) Utilisation avancée de TeamAgenda
• Administration du groupe
Une fois que le document de groupe a été créé, l'administrateur peut en définir les paramètres : les domaines publics, les mots de passe, les ressources communes, les agendas publics, les congés et les événements publics. Pour ce faire, il doit se donner lui-même ces permissions. Nous supposons ici que l'administrateur ne s'est pas encore créé d'agenda personnel.
1- Double-cliquez sur TeamAgenda pour lancer l'application.
2- Cliquez sur Créer dans la zone de dialogue Ouvrir, ou bien cliquez sur Annuler et choisissez "Nouvel agenda personnel" dans le menu Fichier.
3- Choisissez "Menus complets" dans le menu Contexte.
3- Choisissez "Partager" dans le menu Fichier.
4- Sélectionnez le groupe nouvellement créé.
5- Choisissez "Administration du groupe" dans le menu Contexte.
Cet article est disponible seulement lorsque vous êtes relié à TeamServer. Une fois la configuration du groupe terminée, un mot de passe doit lui être assigné pour contrôler l'accès à la fenêtre Administration du groupe. Comme il n'y a pas de mot de passe défini par défaut, cliquez sur OK la première fois que l'on vous demandera le mot de passe à l'écran. La fenêtre Administration du groupe apparaît.
1- Choisissez l'opération désirée dans la zone de défilement et cliquez sur Exécuter.
En tant qu'administrateur du groupe, vous pouvez définir un mot de passe qui limite l'accès à la fenêtre Administration du groupe et un autre qui limite l'accès au groupe. Cette fonction peut être extrêmement utile pour empêcher l'accès à distance de personnes indésirables.
• Définition des ressources et des agendas publics
L'opération "Ressources" permet à l'administrateur de définir les ressources, alors que l'opération Agendas Publics permet de définir des agendas publics. La description qui suit s'applique également aux agendas publics. Pour définir une nouvelle ressource, cliquez sur Ajouter dans la zone de dialogue de sélection des ressources.
Vous pouvez définir un nombre illimité de ressources qui auront chacune un agenda. Que ce soit pour une salle de réunion, un véhicule de société, des ordinateurs ou tout autre équipement. Vous pouvez également définir un agenda de référence adapté aux besoins de votre entreprise, que ce soit pour les échéances, les projets spéciaux, etc.
Par défaut, tous les utilisateurs ont accès aux agendas des ressources. Pour éviter que certains utilisateurs n'en modifient le contenu, sélectionnez l'agenda de la ressource dans la zone de dialogue de sélection des ressources et cliquez sur Modifier l'accès par défaut dans la zone de Définition d'une ressource. Cela vous permettra, en tant qu'administrateur, de redéfinir l'accès par défaut aux agendas des ressources.
Pour définir une ressource :
1- Choisissez Ressources dans la zone de défilement, puis cliquez sur Exécuter.
2- Cliquez sur Ajouter dans la zone de dialogue.
3- Tapez le nom de la ressource (jusqu'à 27 caractères).
4- Cliquez sur OK pour valider.
ou
4- Cliquez sur Créer pour valider puis ajouter une autre ressource.
• Définition des domaines publics
Dans TeamAgenda, les domaines jouent un rôle majeur. Ils définissent le contexte dans lequel les engagements sont pris. Les membres du groupe doivent définir ensemble une vingtaine de domaines qui regrouperont toutes les activités du groupe. La définition en équipe des domaines publics est très importante ; c'est l'occasion d'établir un plan de travail, de s'accorder sur des objectifs communs.
Par exemple, vous pourriez définir les domaines traditionnels suivants : marketing, ventes, service à la clientèle et administration. Les mêmes domaines pourraient être définis de manière à susciter l'enthousiasme de votre équipe : perspectives de contrats, réponse aux besoins de la clientèle, satisfaction du client, et soutien à l'équipe.
Pour faciliter la facturation, chaque client ou projet peut être défini séparément comme un domaine.
Pour définir un domaine :
1- Choisissez Domaines dans la zone de défilement, puis cliquez sur Exécuter.
2- Cliquez sur Ajouter dans la zone de dialogue.
3- Tapez le nom du domaine public.
4- Cliquez sur OK pour valider.
ou
4- Cliquez sur Créer pour valider puis ajoutez un autre domaine public.
Les domaines privés apparaissent en italique, alors que les domaines publics apparaissent en texte standard.
• Définition des congés
C'est à l'administrateur du groupe qu'incombe la tâche de définir les congés.
Pour définir les congés :
1- Cliquez sur une journée désignée dans la grille horaire et faites glisser vers le bas pour occuper toute la journée.
2- Choisissez Congé férié ou Congé ouvrable dans le menu local de la zone Saisie engagement.
Toutes les journées désignées comme congé férié seront considérées comme chômées et apparaîtront en filigrane dans l'agenda de tous les utilisateurs et des ressources.
• Importation des congés
Les congés statutaires pour 1994 sont déjà définis dans le dossier Congés sur la disquette TeamServer. Vous pouvez les importer de la façon suivante :
1- Si vous travaillez en groupe, donnez-vous au préalable l'autorisation de définir des congés.
2- Ouvrez le dossier Congés.
3- Choisissez le document qui correspond à votre pays.
Sous le Système 7 :
4- Faites glisser ce document sur TeamAgenda, l'importation s'effectuera automatiquement.
Sous le Système 6 :
4- Faites un double-clic sur ce document, l'importation s'effectuera automatiquement.
Les congés apparaîtront par la suite dans l'agenda personnel de tous ceux qui se partageront avec ce groupe. Ils y demeureront que vous soyez ou non connecté au groupe.
• Démarrage automatique du groupe
Si vous avez installé TeamServer sur un Macintosh qui fonctionne sous Système 7 ou une version ultérieure, ou sous AppleShare 3, vous devez créer un alias du document de groupe et le faire glisser dans le dossier Ouverture au démarrage du Dossier Système. Ainsi TeamServer sera activé automatiquement au démarrage de l’ordinateur et le document de groupe ouvert par la même occasion.
Si vous utilisez MultiFinder sous Système 6, suivez ces instructions pour que TeamServer ouvre votre document de groupe automatiquement.
Il faut qu'ADSP soit installé dans votre dossier système (cette installation est faite par l'Installeur).
1- Sélectionnez sur le bureau le document de groupe créé ci-dessus.
2- Sélectionnez la commande Fixer le démarrage dans le menu Rangement.
3- Cliquez sur l'option MultiFinder puis sur le nom du document de groupe, cliquez sur OK et redémarrez.
• TeamServer et AppleShare 2
AppleShare 2 ne permet de faire tourner qu'une seule autre application, TeamServer ou une autre.
Pour installer TeamServer sur AppleShare 2, procédez ainsi :
1- Démarrez le Macintosh qui agira comme serveur avec une disquette comprenant un dossier Système.
2- Insérez la disquette TeamServer et faites glisser TeamServer dans le "Dossier Serveur".
3- Créez un nouveau dossier dans le "Dossier Serveur" et nommez-le "TeamServerƒ" (vous pouvez lui donner un autre nom si vous le souhaitez).
4- Faites un double-clic sur TeamServer pour le démarrer ; inscrivez votre numéro de série.
5- Créez un nouveau document de groupe dans le dossier "TeamServerƒ".
6- Redémarrez le Macintosh pour activer AppleShare 2.
7- Choisissez "Ouvrir TeamServer" dans le menu Fichier d'AppleShare.
8- Choisissez le document de groupe que vous avez créé à l'étape 5.
Rappel : vous devez répéter les étapes 7 et 8 chaque fois que vous démarrez le serveur AppleShare 2.0.
6) Synchronisation avec Newton
NOTE: La version actuelle fonctionne avec la version anglaise du Newton. Elle fonctionnera avec la version française lorsque celle-ci sera disponible.
Vous pouvez utiliser les assistants personnels basés sur la technologie Newton d’Apple pour emporter une partie de votre agenda personnel avec vous. Modifiez et ajoutez des engagements sur Newton. Revenez au bureau et re-synchronisez-vous. Les deux versions de votre agenda personnel seront alors identiques. Toutefois si le même engagement a été modifié sur Newton et par quelqu’un d’autre au bureau, la version Newton de cet engagement apparaîtra dans la fenêtre Modifications par autrui précédée des lettres “NT:”.
• Installation du module Newton
Pour installer le module Newton, utilisez l’ensemble de connexion Newton (Newton Connection kit). Il n’est pas nécessaire de faire cette installation à chaque fois, à moins que vous n’ayiez effectué une ré-initialisation complète de votre appareil. Le module de synchronisation TeamAgenda apparaît lorsque vous pointez sur Extras.
1- Copiez le module Newton de votre disquette TeamAgenda sur votre Mac.
2- Suivez les instructions du Kit de Connexion pour l’installation d’un package
• Etablissement de la connexion par câble série
1- Branchez le câble série entre votre Newton et votre Mac, en utilisant le port modem ou imprimante. Si vous utilisez un PowerBook avec modem intégré, pour éviter des conflits avec celui-ci, utilisez plutôt le port imprimante en prenant soin de désactiver au besoin AppleTalk par le Sélecteur.
2- Activez la zone de connexion sur Newton en pointant sur l’icône “casse-tête” dans le tiroir Extras.
3- Choisissez “Macintosh série” puis pointez sur le bouton Connecter pour établir la connexion.
4- Sur votre Macintosh, choisissez “Synchronisation avec Newton” dans le menu Fichier.
5- Choisissez l’intervalle de dates pour la synchronisation.
6- Cliquez “Série”
6- Précisez le lieu du branchement du câble : sur le port modem ou imprimante.
7- Cliquez sur OK pour lancer la synchronisation.
• Etablissement d'une connexion AppleTalk
1- Branchez votre Newton sur votre réseau AppleTalk.
2- Sur votre Macintosh, choisissez “Synchronisation avec Newton” dans le menu Fichier.
3- Choisissez l’intervalle de dates pour la synchronisation.
4- Cliquez “AppleTalk”
5- Cliquez sur OK pour mettre votre Mac en état de réception.
6- Sur Newton, activez la zone de connexion en pointant sur l’icône “casse-tête” dans le tiroir Extras.
7- Choisissez “Macintosh LocalTalk” puis pointez sur le bouton Connecter pour établir la connexion.
8- Pointez le nom de votre agenda personnel dans le Sélecteur du Newton puis sur le bouton Connecter.
• Améliorations apportées aux services de base du Newton
Après l’installation du module de synchronisation avec TeamAgenda vous pouvez profiter immédiatement de certaines améliorations.
C’est dans la zone de détail d’une activité que vous remarquerez les principales améliorations. Pointez sur la barre verticale d’une activité pour la faire apparaître. Cette zone est maintenant disponible pour les activités “pense-bête”.
- Durée minimum
Vous n'êtes plus limité par la durée minimum de 30 minutes du Newton: inscrivez une heure de fin qui est à moins de 30 minutes de l'heure de début.
- Insertion dans un domaine
Vous pouvez insérer un engagement dans l’un des domaines définis dans votre agenda personnel en pointant sur l’icône domaine sous l’heure de début de l’engagement. Une zone de sélection avec tous les domaines définis dans TeamAgenda apparaît : pointez sur celui que vous jugez le plus approprié, puis pointez sur OK pour confirmer la sélection.
- Accomplissement de l’engagement
Vous pouvez indiquer qu’un engagement est accompli en cochant la case Complété et y inscrire une durée complétée pour fin de facturation.
- Engagement synchronisé
Si l’engagement est synchronisé dans TeamAgenda, comme c’est le cas pour une réunion, vous pouvez voir le nom des participants en pointant sur l’icône en forme de tête, sous celle des domaines.
- Liaison avec les Noms
Si vous choisissez un participant, puis que vous pointez sur l’icône téléphone ou carte de visite, une recherche est effectuée pour le trouver parmi les Noms déjà enregistrés dans votre Newton. Le cas échéant la zone de confirmation téléphone ou la carte de visite de l’individu vous est présentée.
- Eléments non synchronisés
Parce que Newton et TeamAgenda n’utilisent pas le même modèle d’agenda plusieurs éléments ne correspondent pas.
TeamAgenda ne transfère ni les engagements annulés, ni les indicateurs Non-disponible. Le détail d'un engagement est limité à 300 caractères sur Newton. Les événements et les congés apparaissent comme des notes spéciales en haut de la journée.
Newton ne transfère pas les activités répétitives et les notes spéciales en haut de la journée, ni les éléments graphiques. Newton ne vous empêche pas de modifier un engagement synchronisé que vous n’êtes pas autorisé à modifier; en revanche, cette modification n’est pas répercutée par TeamAgenda. Enfin pour prévenir une suppression massive de données enregistrées sur une carte mémoire absente au moment de la synchronisation, les engagements effacés sur Newton seront “annulés” dans TeamAgenda.
7) Intégration avec le courrier électronique PowerTalk
Pour profiter d’une intégration avec le Système 7 Pro d’Apple, il faut évidemment que celui-ci soit intallé sur votre réseau et que PowerTalk soit actif. Lorsque vous lancez TeamAgenda, on vous demande de saisir votre code d'accès PowerTalk si vous ne l'avez pas déjà fait. Le menu Courrier apparaît alors dans la barre des menus de TeamAgenda.
Plus de la moitié du courrier électronique que nous recevons quotidiennement débouche sur une action à entreprendre. Ces actions peuvent bien sûr être planifiées dans TeamAgenda sous forme d’engagements. La planification des requêtes issues du courrier électronique constitue la principale utilisation de PowerTalk dans TeamAgenda. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités offertes par PowerTalk pour envoyer des requêtes à d'autres utilisateurs, depuis TeamAgenda. Lorsque TeamAgenda est déjà lancé, il peut être plus rapide d'écrire un message électronique directement dans TeamAgenda si vous n'envoyez que du texte. S’il s’agit d’une demande d’information, cela vous évite d'insérer un engagement fictif dans l'agenda de quelqu'un d'autre. De plus, il se peut que la personne à qui vous adressez le message n'utilise pas TeamAgenda ou qu'elle ne fasse pas partie du même groupe que vous.
N'utilisez pas PowerTalk pour organiser des réunions. Il est bien plus judicieux d'utiliser les possibilités de création de réunions de TeamAgenda pour assurer une bonne synchronisation entre les participants, les salles de conférence, etc. L'envoi d'une proposition de réunion avec PowerTalk puis le fait de l'accepter, l'insère dans l'agenda des participants mais ne crée pas un engagement synchronisé. Cela sera possible dans les prochaines versions.
• Réception du courrier dans TeamAgenda
Vous remarquerez l'ajout d'un menu Courrier dans TeamAgenda lorsque PowerTalk est actif ; ce menu vous permet de créer et d'envoyer du courrier. La commande “Ouvrir courrier enregistré” vous permet d'ouvrir du courrier sauvegardé avec la commande Enregistrer du menu Courrier.
• Insertion directe dans l’agenda
1- Double-cliquez sur votre icône Boîte aux lettres pour voir votre courrier dans la fenêtre Arrivée.
2- Faites glisser la ou les lettres qui vous intéressent sur votre agenda, dans la zone sans contrainte horaire de la journée courante par exemple.
Le courrier est ouvert par TeamAgenda dans une fenêtre spéciale : vous pouvez alors voir qui vous a envoyé la lettre et son objet. Deux boutons sont à votre disposition : Refuser et Accepter. Une contrainte horaire peut être présente à gauche de ces boutons.
• Lecture du courrier sans insertion
1- Assurez-vous que l'icône TeamAgenda est visible sur votre bureau (il peut s'agir d'un alias).
2- (Optionnel) Lancez TeamAgenda en double-cliquant sur votre agenda personnel ou en le déplaçant sur l'icône TeamAgenda.
3- Faites glisser le courrier que vous voulez ouvrir sur l'icône TeamAgenda.
ou, s’il s’agit d’une lettre provenant de TeamAgenda (selon l’icône):
3- Double-cliquez sur la lettre pour l’ouvrir avec TeamAgenda
• Acceptation d’une requête
Cliquez sur le bouton Accepter : si vous ne l’avez pas déjà fait, l'engagement est inséré dans votre zone sans contrainte horaire de la journée courante, à moins qu'il ne comporte une contrainte horaire. Vous pouvez ensuite le déplacer à l'heure qui vous convient. Si l’endroit où vous avez inséré la lettre diffère de sa contrainte horaire, on vous demandera si vous ne voulez pas plutôt suivre cette contrainte. Si vous ne l’avez pas fait glisser dans votre agenda, déplacez le petit icône à gauche sur une journée ou un emplacement qui vous convient pour insérer l'engagement.
TeamAgenda vous proposera d’expédier un avis d’acceptation au requérant. Fermez simplement cette fenêtre pour ne pas expédier d’avis.
• Envoyer un courrier depuis TeamAgenda
Vous pouvez inclure quelqu'un d'autre dans l'un de vos engagements. Cela revient au même que d'ajouter à autrui un engagement sauf que l'autre personne n'utilise pas TeamAgenda. TeamAgenda ne pourra cependant pas garder de trace de la réponse de l'autre personne. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour déléguer un engagement à quelqu'un d'autre; n’oubliez pas de supprimer l'engagement de votre propre agenda une fois que votre correspondant y a répondu de façon positive.
1- Sélectionnez l'engagement que vous souhaitez déléguer.
2- Sélectionnez “Nouvelle requête” dans le menu Courrier.
Une fenêtre apparaît, l'engagement sélectionné y est déjà présent. La contrainte horaire est indiquée (celle de votre engagement), la zone de commentaire ou le détail constitue le corps du courrier.
3- Sélectionnez les destinataires et envoyez-le comme un courrier ordinaire.
ou
3- Sélectionnez “Nouvelle requête” du menu Courrier : une fenêtre de courrier vide apparaît.
Faites glisser n'importe quel engagement dans cette fenêtre.
La contrainte horaire est indiquée (celle de votre engagement), la zone de commentaire ou le détail constitue le corps du courrier.
4- Sélectionnez les destinataires et envoyez-le comme un courrier ordinaire.
• Définition de la contrainte horaire
Vous pouvez définir une contrainte horaire explicitement dans une lettre rédigée avec AppleMail en utilisant la syntaxe ci-dessous. Les mots-clé sont :
“Date:” suivi d'une date (ex: 30/04/93),
“Début:” suivi d'une heure (ex: 13:00),
“Durée:” suivi d'une durée en heures (ex: 3:00).
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